Er is opnieuw grote belangstelling getoond voor deelname aan het Roosendaals Treffen, dat plaatsvindt op zondag 17 september 2023 tussen 12.00 tot 17.00 uur. Maar liefst ruim 140 organisaties hebben zich aangemeld.

​

Wij hebben geprobeerd om zoveel mogelijk met uw wensen rekening te houden, maar om tot een goede invulling te komen en gelet op het beschikbaar budget is dit helaas niet altijd voor iedereen gelukt. Wij vragen uw begrip hiervoor.

 

Geluid is alleen voorzien bij de verschillende podia en bij de algemene demonstratieterreinen (in rood op de kaart aangegeven).

Wilt u bij de kramen en/of presentaties bij uw kraam gebruik maken van geluid (cd-speler, microfoon e.d.), dan dient u hier zelf voor te zorgen. We vragen u om bij gebruik van geluid in of bij de kramen geen overlast te bezorgen voor de omliggende kramen en/of omgeving. Mocht u vragen hebben over de indeling en/of de optredens, dan kunt u contact opnemen met Sundance Events,

tel. 0165 - 565 182 of via e-mail info@hetroosendaalstreffen.nl.

 

Het gebied waar het Roosendaals Treffen wordt gehouden is verdeeld in vijf sectoren A tot en met E.

Per sector is ook de rijrichting aangegeven voor als u met de auto materialen naar uw plaats wilt brengen. Het parcours is tot 10.30 uur voor auto’s toegankelijk, de auto’s moeten daarna ergens anders geparkeerd worden.

 

Deelnemers die gebruik maken van een eigen stand, al dan niet mobiel, horen hun plaatsen om uiterlijk 09.30 uur in te nemen. De overige deelnemers kunnen om 10.00 uur met het inrichten van de kramen beginnen. De stroomvoorziening bij de kramen wordt, onvoorziene omstandigheden daargelaten, om 11.00 uur opgeleverd. Voor elke sector is een sectorcoördinator aangesteld. Aanwijzingen door deze coördinator dienen opgevolgd te worden. De sector coördinatoren zijn herkenbaar aan een badge. In geval van vragen en problemen is de coördinator op 17 september uw aanspreekpunt.
 

Flyers en stickers

• Flyers mogen alleen worden uitgedeeld na nadrukkelijke toestemming van de ontvanger. Dus niet aan de lopende band uitdelen, zonder gesprek met de ontvanger. Anders belanden er zeer veel op de grond.

• Flyers die op de grond worden gegooid moeten zo vaak als nodig door de uitdeler worden opgeruimd. Zo blijft het een schoon evenemententerrein.

• Het is verboden om stickers uit te delen.

​

Parkeren

Parkeren tijdens Het Roosendaals Treffen voor de deelnemers kan gratis op de parkeerterreinen in de Kloosterstraat. Let op hier zijn maar een beperkt aantal parkeerplaatsen beschikbaar, dus vol is vol en dient u ergens anders te parkeren. Let op: parkeren op openbare parkeerplaatsen aan de weg en op pleinen, zoals het Kadeplein, waarvoor betaald parkeren geldt, is op deze dag niet gratis.

​

Busvervoer

De stadsbussen rijden op deze dag volgens de op zondag geldende dienstregeling en de normaal geldende tarieven.

 

Fietsenstalling

De gratis fietsenstallingen bij de Roselaar en op de Markt is op deze dag geopend van 11.00 tot 19.00 uur.

 

Stroomvoorzieningen

Op diverse plaatsen op het parcours worden stekkerdozen neergelegd. Deelnemers die gebruik willen maken van een stroomaansluiting moeten zelf zorgen voor een verlengsnoer van 20 meter met een geaarde stekker.

 

Brandveiligheid

In de kramen mag niet worden gebakken of gebraden zonder toestemming van de brandweer.
De brandweer controleert op de dag zelf de bakvoorzieningen. Verder mogen zich in de kramen geen gasflessen bevinden. Grote aantallen spuitbussen (meer dan 20 stuks) zijn ook niet toegestaan.

 

Ontruimen plaatsen

Alle deelnemers aan het Roosendaals Treffen worden dringend verzocht niet eerder dan om

17.00 uur met het ontruimen van hun plaats te beginnen.

           

Optredens/gebruik podia

Voor de programmering van de optredens verwijzen wij naar het overzicht dat hierbij gaat. Aan de deelnemers, die optredens verzorgen wordt gevraagd:

 

• Te controleren of aangegeven voorzieningen voldoende zijn;

• Zich aan de vermelde tijden te houden;

• Hun optreden voor aanvang zelf aan te kondigen.

 

Verenigingen, die de podia moeten bereiken met auto/bus i.v.m. instrumenten e.d. worden verzocht vooraf even contact op te nemen met Sundance Events tel. 0165 - 565 182 om te bespreken welke toegangsweg het beste gebruikt kan worden.

 

Collecte / loterij

Het is toegestaan om een collectebus in de kraam te zetten en/of een actie en/of loterij te houden om de clubkas te spekken. Dit moet echter beperkt blijven tot de kraam zelf.

Er mag gelet op de doelstelling en het karakter van Roosendaals Treffen absoluut GEEN sprake zijn van enige vorm van detailhandel en/of commerciële activiteiten! De organisatie is bij constatering hiervan gerechtigd om een organisatie van deelneming uit te sluiten.

 

Verantwoordelijkheid organisatie/verzekering

Deelname aan het Roosendaals Treffen gebeurt echter wel op eigen risico en de organisatie kan daarom niet verantwoordelijk gesteld worden voor materiële en immateriële schade als gevolg van activiteiten, die u als organisatie op deze dag uitvoert of uit laat voeren.

 

Secretariaat

Tijdens het Roosendaals Treffen is het secretariaat van de organisatie gehuisvest in het Huis van Roosendaal. Het secretariaat is op 17 september telefonisch bereikbaar op nummer 06 41157600. Ook kunt u het secretariaat bereiken via de sectorcoördinatoren; zij staan hiermee continu in verbinding.

 

Lunchpakket

Dit jaar is het ook weer mogelijk om een lunchpakket (€ 9,00) te bestellen. Deze worden dan tussen 12:00 en 13:00 uur bij uw standplaats bezorgd. Deze dienen ter plaatse contant of met pin afgerekend te worden. U kunt deze lunchpakketten bestellen op de website www.hetroosendaalstreffen.nl

 

Wijzigingen

Wanneer u, met betrekking tot uw deelname aan het Roosendaals Treffen 2023, in deze brief, de bijlagen of op de website fouten constateert vragen wij u dat per omgaande door te geven aan Sundance Events. tel. 0165 – 565 182 of per e-mail info@hetroosendaalstreffen.nl.

Wij doen dan ons best om dit binnen onze mogelijkheden te herstellen, maar kunnen u daarvoor geen garantie afgeven.

 

Overigens behoudt de organisatie zich altijd het recht voor om aanpassingen door te voeren, indien deze door derden worden opgelegd. Dat zal altijd in goed overleg plaatsvinden.

 

Publiciteit

Uiteraard zullen wij via de diverse media-mogelijkheden aandacht vragen voor het Roosendaals Treffen, zodat het Treffen weer vele bezoekers zal kunnen verwelkomen.

 

​